¶ Introduction
Le cash doit être le dernier recours au vu des rsiques qu’il engendre.
Vous devez justifier les opérations que vous effectuer avec le cash dans les deux mois suivant.
Chaque commission a un compte de cash qui doit être à 0 quand la commision n’as pas de cash avec elle.
Sous réserves de certaines conditions (sécurité du stockage, nécéssité …) les commissions peuvent garder une petite somme cash. Dans ce cas là, un comptage annuel est fait.
En plus de ca, il est possible et recommandé de lier les pièces entre elle grâce au champs linked money request.
Il existe 4 opérations principales résumés ici :
¶ Demande de cash (Money Request)
Elle vous permet de demander à retirer du cash à la boutique.
Les délais minimum pour une demande de retrait cash sont les suivants:
- < 5k : 5 jours ouvrable à l’avance
- 5k-15k: 12 jours ouvrable à l’avance
- > 15k: 20 jours ouvrable à l’avance
Il est possible de demander des rouleaux de pièces.
¶ Procédure
- La commission fait un Money Request sous Odoo
- Le CdD valide le principe de la dépense
- Le secrétariat traite la demande et prépare le cash
- Lorsque l’argent est prêt, la commission peut venir le chercher à la boutique du lundi au vendredi de 10h à 16h
TODO : Insérer capture d’écran de notification
- Le·a secrétaire donne l’argent à la commission, c’est l’argent du retrait cash
¶ Paiements Fournisseurs (Ticket de Caisse)
¶ Procédure
La commission va dans un magasin et paie avec le retrait cash
La commission garde le ticket de caisse et le saisit sous Odoo avec Ticket de caisse
La commission garde le solde d’argent du retrait cash pour un prochain achat ou pour un dépôt d’un retrait cash.
¶ Entrée d’argent (recette en cash)
¶ Procédure
La commission organise une vente (de denrée, de ticket d’entrée, de matériel,…)
Le revenu de la vente s’ajoute à l’argent d’un éventuel retrait cash.
La commission saisit sous Odoo une entrée d’argent à l’aide d’Entrée d’argent correspondant au revenu de la vente.
¶ Dépot de cash
Lorsque vous n’avez plus besoin du cash, il faut le déposer à la boutique aux horaires d’ouverture.
¶ Procédure
- Passer à la boutique avec votre cash et le confier au secretariat.
Il faut dire au secretariat à quel(s) demande(s) de cash le dépôt est liée pour que l’enregistrement soit fait.
¶ Exemple
Voici un exemple de journal de caisse pour un évènement.
| Opération | Libellé | Montant | Solde |
|---|---|---|---|
| Demande de cash | retrait cash pour event blabla | +1000 | 1000 |
| Ticket de caisse | achat de boissons | -500 | 500 |
| Entrée d’argent | vente de billets | +2000 | 2500 |
| Ticket de Caisse | paiement artiste (! a faire un recu) | -500 | 2000 |
| Dépôt Cash | dépôt cash | -2000 | 0 |
À la fin du processus le solde doit être à 0.00CHF.
Le solde provisoire correspond au solde qui a été saisi mais pas encore validé par le secrétariat et CdD. Plusieurs retraits Cash peuvent être lié lors de la saisie pour faciliter le travail.
Il faut noter que seul les Ticket de caisse et les Entrée d’argent influe sur le résultat de la commission.
Les demande de cash et les dẽpot cash sont neutres du point de vue de la commissions mais servent à savoir ou se trouve l’argent (comptes bancaires de l’AGEPoly ou dans les poches de la commission).