¶ Prêt de matériel
Si tu as du mal à comprendre le fonctionnement de Truffe2, nous t’invitons à jeter un coup d’oeil à cette page : Connexion sur Truffe
¶ Quelques informations
Les prêts ont lieu à la Boutique de l’AGEPoly à 10h10 ou 15h10 (les jours de prêts sont susceptibles de changer en fonction des disponibilités de l’équipe logiqstique).
En cas de retard, merci de nous le préciser en nous envoyant un message Telegram à : t.me/Logistique_Agepoly_Bot
¶ Utilisateurs externes à l’AGEPoly et ses commissions
Tous les procédés sont les mêmes que pour l’AGEPoly interne à part que vous êtes enregistrés en tant que « unité externe » donc lors de votre réservation, il faudra remplir des champs en plus :
Attention ! Le nom de la réservation est le nom de ton événement, contrairement au nom de l’entité externe qui est le nom de ton association.
¶ Réservation du matériel
Quelques infos utiles en plus :
- Attention à sélectionner la bonne entité lorsque tu fais ton prêt. (cf Choix de l’unité)
- Lorsque tu réserves du matériel et que tu souhaites en emprunter à plusieurs entités différentes (tels que l’équipe logistique et Challenge par exemple), il faut faire une demande Truffe par entité.
- Attention ! Il faut faire une seule demande par événement et pas une demande par matériel
Si nous voyons des demandes comme ça, on se réserve le droit de les supprimer directement. - Si tu as des conflits sur Truffe, il faut que tu les règles toi-même en allant discuter avec la personne qui a fait le prêt avec lequel tu as des conflits.
- Une fois que tu as fini de rajouter des éléments et que les potentiels conflits sont résolus, s’il-te-plaît, passe ta réservation en « Demander à valider » pour que l’équipe logistique puisse la traîter et la valider !
Il faut faire attention aux délais de réservation quand tu fais ta demande. Parfois le délais est de 3 jours mais aussi 5 jours ou plus en fonction du matériel ! Passer ce délai, tu ne pourras plus demander à valider ta demande.
Parfois, Truffe bug et te donne l’impression que tu ne peux pas la demander à valider. Recharge la page et vérifie si l’état de ta demande à changer (c’est très souvent le cas). - Lorsqu’elle est validée, nous nous retrouvons donc à la boutique le jour de ton prêt.
- Si tu décides de ne pas garder ton prêt en brouillon, n’hésites pas à le supprimer.
De même que lorqu’une réservation est passée, tu peux l’achiver !
¶ Que faire si mon prêt n’est pas encore validé ?
- Regarde si ton prêt est bien sur le statut « Validation en cours »
et non pas
Si ta demande est toujours en brouillon, nous ne la prendrons pas en compte. - Regarde si tu as un petit symbole « attention » lorsque tu cliques sur le nom de ta réservation :
Si tel est le cas, tu peux cliquer dessus et voir les conflits que ton prêt a avec les autres entités. C’est à toi de contacter les entités en conflit pour pouvoir discuter avec elles et résoudre tous les problèmes. - Regarde si le matériel appartient bien à l’équipe logistique. Nous ne gerons pas le matériel des autres entités donc tu devras les contacter personnellement pour convenir du prêt.
- Regarde la date de ta réservation. Les validations ne se font que quelques jours avant la date du prêt pour éviter trop de conflits et le partage du matériel entre les différentes entités.
- Regarde si tu n’as pas fait plusieurs demandes pour un même événement. Dans ce cas, repasse tes demandes en brouillon et fusionne les pour n’avoir qu’une seule demande.
¶ Au moment du prêt
Le jour de ton prêt, s’il-te-plaît, prévoye de quoi transporter le matériel (en fonction de la taille du prêt) : des transpalettes peuvent par exemple être réservés sur Truffe (à récupérer devant la CM 0 416 ou le Poin aka la CM 0 351) ainsi que des vans Vito (cf Location de véhicules).
Des membres de l’équipe logistique t’accueilleront et te donneront le matériel (en t’expliquant comment l’utiliser) puis te feront signer une feuille de prêt qui est automatiquement générée par Truffe.
Si personne n’est là, nous sommes probablement à la cave entrain de mettre le matériel dans le monte-charge.
N’hésite pas à nous contacter en scannant le QR-Code à côté du monte-charge en cas de doute.
Si ton prêt n’est pas validé, alors l’équipe logistique ne pourra pas te donner le matériel donc n’hesites pas à verifier 24 à 48h à l’avance que ton prêt est bien validé !
¶ Au moment du rendu
Lors du rendu, le matériel doit-être propre et sec. Ainsi, il faut le nettoyer avant l’heure du rendu et pas pendant.
Certain·e·s membres de l’équipe logistique réceptionneront le matériel et contrôleront si des objets sont manquants/cassés.
Dans l’éventualité où certains objets sont manquants/cassés, l’équipe logistique les facturera à ton entité.
Ces membres de l’équipe logistique veilleront également à la propreté du matériel.
Iels signeront ensuite la feuille de prêt en notant des éventuelles observations et te libéreront !