Avant toute chose : pas de panique !
L’AGEPoly est vaste et son infrastructure financière aussi. L’important est de maîtriser les quelques bases pour éviter les erreurs et les frustrations.
Ce wiki est la source principale d’information pour tout ce qui concerne les finances à l’AGEPoly. Si quelque chose n’est pas clair ou manque de précision, n’hésitez pas à le signaler sur ce Google Form et, bien entendu, demandez de l’aide.
Si l’administrateur·ice de l’AGEPoly est généralement en mesure de répondre à vos questions il/elle ne doit pas être votre premier point de contact.
Vos ancien·ne·s pourrons vous renseigner sur la manière de faire habituelle pour votre cas spécifique mais parfois cela ne suffit pas ou le doute persiste.
Pour chaque commission, il existe un groupe Telegram pour un contact rapide entre la présidence* de la commission et une partie du comité de direction (CdD) de l’AGEPoly.
*: la signification de « présidence » dépend des commissions. Il s’agit généralement du/de la président·e, vice-président·e, trésorier·e mais d’autres postes sont parfois inclus.
Le·a responsable de votre équipe est votre premier point de contact et doit être en mesure de vous aider pour la plupart des tâches habituelles. Pour les cas plus complexes vous serez redirigé vers l’administrateur·ice.
Odoo = logiciel de comptabilité à l’AGEPoly, accessible sur odoo.agepoly.ch
L’AGEPoly est découpée en unités qui représentent les différents groupes plus ou moins autonomes de l’association. Sur Odoo ces unités sont appelées « operating units ».
Quelques exemples:
Le principe de la comptabilité est de fournir une information standardisée sur les flux financiers d’une entreprise.
Cette standardistation est en grande partie dûe au concept de plan comptable. Un plan comptable est la liste de tous les comptes utilisés par l’entreprise. Ces comptes permettent de classer une écriture comptable par sa nature (ex: frais de carburant, taxes communales, achat de matériel, boissons alcoolisées etc.).
Un article dédié au plan comptable permet d’avoir la liste avec une description pour chaque compte. Il est important de saisir le compte qui correspond le plus précisément à la ligne saisie.
Ces comptes sont parfois désignés comme « comptes de charges » pour marquer l’opposition aux comptes analytiques (ci-dessous). À noter que les comptes de charges ne sont qu’une partie du plan comptable, ceux qui représentent des dépenses.
Les comptes vus précédemment suffisent amplement pour la comptabilité d’une activité simple. Dans le cas de l’AGEPoly, une autre classification est nécessaire pour représenter le découpage administratif de nos unités et leurs activités respectives.
On appelle cette autre classification les comptes analytiques. La liste de ces comptes dépend de chaque unité (c.f. exemples ci-dessous).
Quelques exemples :